Zadání etapy 1
Zakázky z e-mailů a Excelu do jednoho místa, technik zapisuje z telefonu.
- Firma
- Servisní firma, 18 techniků v terénu, 2 dispečeři, účetní
- Problém
- Zakázky v e-mailu a Excelu; stav se zjišťuje telefonem; výkazy se přepisují do fakturace
- Cíl etapy 1
- Jedna evidence zakázek, mobilní zápis techniků, export do fakturace
- Mimo etapu 1
- Zákaznický portál, sklad, automatická fakturace — etapa 2 a 3 podle výsledku
| Role | Co vidí | Co dělá |
| Dispečer | Všechny zakázky, kalendář techniků, stav | Zakládá zakázku, přiděluje technika, mění stav, řeší reklamace |
| Technik | Jen své zakázky na dnes a zítra | Z telefonu: zahájit, zapsat práci a materiál, vyfotit, ukončit, podpis zákazníka |
| Účetní | Ukončené zakázky s výkazem | Kontrola a export do fakturace (CSV ve formátu účetního programu) |
| Vedení | Přehled: rozpracované, po termínu, vytížení techniků | Jen čte; týdenní souhrn e-mailem |
Rozhodnutí z analýzy
- Nepřepisovat účetnictví: jen export ve formátu, který účetní program umí načíst. Ušetří to celou etapu.
- Mobil napřed: technici mají telefon, ne notebook. Zápis musí jít bez signálu a odeslat se později.
- Historie zakázek: naimportovat jen letošní rok z Excelu; starší zůstanou v archivu ke čtení.
- Stavy zakázky: pět stavů, ne dvanáct — podle toho, jak o nich dispečeři opravdu mluví.
Co etapa 1 obsahuje a kdy je hotová
Přihlášení a 4 role, evidence zakázek, mobilní zápis s fotkou a podpisem, export CSV, týdenní souhrn. Hotovo = dispečeři zakládají zakázky jen v systému a účetní fakturuje z exportu bez přepisování.
Cena: pevná za etapu 1, včetně nasazení a zaškolení. Provoz po předání: měsíční paušál.